Fehler in der Nebenkostenabrechnung finden

Wie kann man Fehler in der Nebenkostenabrechnung finden? Wenn der Vermieter aus Versehen oder mit Absicht zu viele Nebenkosten auf die Mieter umlegt, können Sie mit den nachfolgenden Tipps solche Fehler und versteckten Kosten finden. Suchen Sie diese auch wenn Sie Geld zurückbekommen oder nur eine kleine Nachzahlung anfällt, es ist das gleiche Geld, als wenn Sie eine hohe Nachzahlung leisten müssen.

Kontrollieren Sie die Fristen der Nebenkostenabrechnung, ob nur erlaubte Kosten abgerechnet worden sind, ob Sie den Hausmeister doppelt bezahlen, der Vermieter die Nebenkosten für leere Wohnungen auf Sie mit umlegt – lässt er das Haus in der Abrechnung plötzlich schrumpfen?

Hat der Vermieter die Fristen für die Nachzahlung von Betriebskosten eingehalten?

Der Vermieter kann nicht unbegrenzt lange eine Nachzahlung für Betriebskosten in der Nebenkostenabrechnung verlangen. Der Abrechnungszeitraum ist meistens im Mietvertrag festgelegt und beträgt in der Regel ein Kalenderjahr.

Der Vermieter hat 12 Monate nach dem Ende eines Kalenderjahres, bzw. anderen Abrechnungszeitraums Zeit, Nachzahlungen für Betriebskosten zu fordern. So kann er beispielsweise für das Betriebskostenjahr 2015 bis 31. Dezember 2016 Nachzahlungen von den Mietern fordern, wenn deren Vorauszahlung für Nebenkosten, die mit der monatlichen Miete geleistet wurden, geringer sind als die tatsächlich angefallenen Betriebskosten.

Guthaben aus Nebenkosten können Mieter immer zurückfordern

Der Mieter ist dagegen in dem Beispiel nicht an die 12-Monatsfrist gebunden. Er kann auch nach dem 31. Dezember 2016 noch die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung und die Erstattung eines sich dabei ergebenden Guthabens verlangen. Das machen Sie natürlich nur, wenn Sie wissen, dass Sie zu viel vorausbezahlt haben und eine Rückzahlung erhalten werden.

Das Risiko ist für Sie allerdings gleich null, denn sollte die nachträgliche Nebenkostenabrechnung doch eine Nachzahlung für Sie ergeben, müssen Sie diese nicht bezahlen, denn die Frist für Nachforderungen des Vermieters ist abgelaufen.

Der Vermieter muss auch bei einer verspäteten Nebenkostenabrechnung noch zu viel im Voraus bezahlte Nebenkosten zurückzahlen. Stellt der Vermieter dabei fest, dass die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen zu niedrig waren und stellt eine Nachforderung an Sie, müssen Sie diese nicht bezahlen. Sie können den Vermieter auf die abgelaufene Frist für Nachzahlungen für Nebenkosten verweisen.

Wann der Vermieter nach 12 Monaten eine Nachzahlung verlangen darf

Es gibt allerdings eine Ausnahme von dieser Frist: Wenn der Vermieter nichts für die verzögerte Betriebskostenabrechnung kann, weil zum Beispiel nachträglich vom Vermieter höhere Rechnungen zu bezahlen sind, oder er selbst die Rechnung erst verspätet erhält, darf dieser auch nach der 12-Monatsfrist Nachzahlungen vom Mieter verlangen. So ist es schon vorgekommen, dass die Stadt oder Gemeinde rückwirkend die Grundsteuer erhöht, die der Vermieter auf seine Mieter in den Nebenkosten umlegen kann. Siehe Urteil des Bundesgerichtshofs BGH Az. VIII ZR 264/12.

Noch eine Bemerkung zum Fristablauf für Nachforderungen: Wenn Sie ein gutes Verhältnis zum Vermieter haben, Sie in Ruhe leben, das Haus in Ordnung ist, und er nicht ständig versucht den letzten Cent aus der Wohnung herauszuholen, dann werden Sie wahrscheinlich auch bei einer verspäteten Nebenkostenabrechnung dem Vermieter das Geld welches ihm zusteht überweisen.

Welche Kosten darf der Vermieter in den Nebenkosten abrechnen?

Grundsätzlich darf der Vermieter laut Betriebskostenverordnung nur laufende Kosten umlegen, die regelmäßig im direkten Zusammenhang mit der Mietsache, der Mietwohnung oder Haus stehen. Einmalige, nicht regelmäßig anfallende Kosten wie die Umgestaltung des Vorgartens, das Fällen von Bäumen, Instandhaltungen und Reparaturen darf der Vermieter nicht in den Nebenkosten abrechnen, sondern er muss es von der monatlichen Nettokaltmiete bezahlen. (Diese kann er bei etlichen einmaligen Kosten über eine Mieterhöhung wieder einfordern.)

Dies ist eine unternehmerische Kalkulation: Kaufe und vermiete ich ein neues oder neuwertiges Mietshaus und habe geringe Kosten für Instandhaltung und Reparaturen, oder kaufe ich einen Altbau, vielleicht nicht gerade frisch saniert und habe dafür als Vermieter höhere laufende Kosten durch notwendige Instandhaltungsmaßnahmen und Reparaturen. Dieses unternehmerische Risiko kann nicht einfach auf die Mieter umgelegt werden.

Hausverwalter und Hausverwaltung sind keine Nebenkosten

Wenn der Vermieter seine ureigensten Aufgaben wie die Hausverwaltung an andere wie einen Hausverwalter oder eine externe Hausverwaltung abgibt, müssen die Mieter die Kosten dafür nicht bezahlen. Der Lohn für den Aufwand der Suche nach Mietern, den Kontakt mit Mietern und allgemein die Verwaltung eines Miethauses ist gerade in der monatlich berechneten Miete enthalten, es ist der Unternehmerlohn für diese unternehmerische Tätigkeit.

Beschließt der Vermieter dies von Dritten erledigen zu lassen, muss er dies von seinem Unternehmerlohn, der Nettokaltmiete, bezahlen und kann es nicht als zusätzliche Mieterhöhung über höhere Betriebskosten in der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umwälzen. Ebenso kann der Vermieter Briefporto, Telefonkosten, Faxkosten, Zinsen für Immobilienkredite, Bankgebühren etc. nicht als Betriebskosten auf die Mieter umlegen.

Nebenkosten müssen im Mietvertrag aufgezählt sein

Der Vermieter darf nur Nebenkosten abrechnen, die im Mietvertrag stehen und vereinbart wurden. Vergisst der Vermieter bestimmte Betriebskosten dort aufzuführen und führt sie dann trotzdem in der Nebenkostenabrechnung mit auf, müssen die Mieter dies nicht bezahlen.

Damit die Probleme und Risiken für Vermieter geringer werden, hat er die Möglichkeit im Mietvertrag auf die erlaubten Nebenkosten laut Betriebskostenverordnung zu verweisen. Dann kann er ohne Probleme alle erlaubten Nebenkostenarten abrechnen

Eigenen Kostenanteil mit den Gesamtkosten vergleichen – Verteilerschlüssel kontrollieren

In der Nebenkostenabrechnung wird der eigene Kostenanteil an den Betriebskosten, wie z. B. für Hauslicht, Kabelanschluss, Grundsteuer, Müllgebühren, Straßenreinigung, Gartenpflege, Versicherungen und Reinigung aufgeführt. Damit der einzelne Mieter kontrollieren kann, ob diese Kosten korrekt umgelegt wurden, muss der Vermieter die Gesamtkosten für jeden Punkt der Betriebskosten mit aufführen.

Die Gesamtkosten werden laut Verteilerschlüssel auf die Mieter umgelegt. Diesen Verteilerschlüssel sollten Sie ebenfalls kontrollieren. Wird im Mietvertrag kein solcher Schlüssel angegeben, gilt die gesetzliche Vorgabe, bei der die Wohnfläche der Maßstab ist. Das bedeutet, dass die Gesamtkosten durch die gesamte Wohnfläche aller Wohnungen geteilt werden und jeweils mit der konkreten Quadratmeterzahl der einzelnen Wohnung multipliziert wird.

Als Verteilerschlüssel kann abweichend von der Quadratmeterzahl im Mietvertrag auch die Anzahl der Haushaltsmitglieder oder die Anzahl der Wohnungen bestimmt werden. Die Anzahl der Bewohner einer einzelnen Wohnung ist ein guter Maßstab für die Verteilung der Wasserkosten, wenn keine Wasseruhren verbaut und installiert sind. Der Wasserverbrauch steigt üblicherweise mit jedem weiteren Haushaltsmitglied an, durch Wäschewaschen, Toilettenspülung, Duschen und Baden, etc.

Die Heizkosten steigen nicht so linear mit der Anzahl der Bewohner einer Wohnung an. Sie sind eher abhängig von der Größe der Wohnung, somit der Quadratmeterzahl. Deshalb ist gesetzlich vorgeschrieben, dass mindestens 50 Prozent, höchstens aber 70 Prozent der Heizkosten nach dem Verbrauch umzulegen sind. Der Rest der Heizkosten, zwischen 30 und 50 Prozent sind nach der Wohnfläche, der Größe der einzelnen Wohnungen, auf die Mieter zu verteilen.

Verteilerschlüssel wenn ein Restaurant oder Friseur im Haus ist

Die üblichen Verteilerschlüssel gehen davon aus, dass die einzelnen Mieter, bzw. die einzelnen Wohnungen ähnliche Kosten durch ihre Lebensweise verursachen. Befindet sich im Erdgeschoss eines Mietshauses ein Gewerbebetrieb wie ein Restaurant oder ein Friseursalon, fallen ganz andere Kosten für Heizung, Strom für die Allgemeinbeleuchtung, Wasser, Müllabfuhr etc. an.

Deshalb prüfen Sie, ob der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung diese höheren Kosten durch einen Gewerbebetrieb berücksichtigt hat und diesen Mehraufwand vor der Verteilung der Gesamtkosten auf die einzelnen Mietwohnungen verteilt hat. Ob er also nach Abzug der Extrakosten für das Restaurant oder den Friseur den Rest laut Verteilerschlüssel umgelegt hat.

Abzug nicht umlagefähiger Kosten durchgeführt?

Sind in den einzelnen Betriebskosten nicht umlagefähige Kosten enthalten, wie das zum Beispiel bei Wartungsverträgen für Aufzüge oder Heizungsanlagen sein kann, muss der Vermieter den dort enthaltenen Kostenanteil für Instandhaltung und Reparaturen herausrechnen. Denn diese muss er selbst bezahlen und darf sie nicht in den Nebenkosten von den Mietern zurück verlangen. Dies ist nur bei Wartungs- und Betriebskosten möglich.

Damit der Mieter erkennt, ob in der Nebenkostenabrechnung diese nicht umlagefähigen Reparaturkosten und Mehraufwand für Instandhaltung herausgerechnet hat, muss er sowohl die Gesamtkosten mit diesen, als dann auch die bereinigten Betriebskosten aufführen. Der BGH bestätigte in einem Urteil Az. VIII ZR 1/06, dass der Mieter nur so die Abrechnung überprüfen kann.

Der Vermieter kann diesen gesetzlich vorgeschriebenen Kostenabzug auch über eine Pauschale für Reparaturkosten und für Instandhaltungsmaßnahmen vornehmen. Dafür sind laut Stiftung Warentest 10 bis 15 Prozent der Gesamtkosten des Wartungsvertrags üblich.

Wird zum Beispiel für die Kostenposition Hausmeister keine Aufschlüsselung in Gesamtkosten und bereinigte Betriebskosten ohne Aufwand für Reparaturen, Instandhaltung oder Wohnungsübergaben und Wohnungsabnahmen aufgeführt, ist die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft und unwirksam. Der Vermieter muss die falsche Betriebskostenabrechnung korrigieren. Denn ein Hausmeister bzw. Hauswart führt gewöhnlich auch solche Tätigkeiten der Hausverwaltung aus, welche die Mieter nicht bezahlen müssen.

Wohnfläche kontrollieren und nachrechnen

Bei der Wohnfläche als Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung gibt es zwei Punkte zu beachten: Stimmt die angegebene Wohnungsgröße meiner Wohnung, wie im Mietvertrag angegeben? Und ist das Haus gegenüber der letzten Nebenkostenabrechnung plötzlich geschrumpft?

Wenn die Wohnung in Wirklichkeit kleiner ist, als im Mietvertrag angegeben, dann bezahlt man bei der Verwendung der Quadratmeterzahl als Verteilerschlüssel für die Betriebskosten zu viele Nebenkosten. Das spielt leider erst ab einer Differenz von im Mietvertrag angegebener Wohnungsgröße zur tatsächlichen Wohnungsgröße von 10 Prozent eine Rolle. Wenn Ihre Wohnung anstatt 80 Quadratmeter laut Mietvertrag tatsächlich nur 73 Quadratmeter groß ist, haben Sie ein Problem, da die höhere Quadratmeterzahl trotzdem für die Berechnung der Nebenkosten gilt.

Ist die Differenz von angegebener zur tatsächlichen Größe höher oder gleich 10 Prozent, können Sie den Vermieter auffordern, den kleineren Wert für die Nebenkostenabrechnung zu verwenden.

Haus geschrumpft? Nebenkosten für leere Wohnung muss der Vermieter tragen

Nebenkosten für leere und unvermietete Wohnungen muss der Vermieter selbst tragen. Wenn das Wohnhaus in der Nebenkostenabrechnung plötzlich schrumpft, also nur noch die Gesamtfläche ohne die leer stehende Wohnung berücksichtigt wird, ist die Abrechnung unzulässig und ungültig. Der Vermieter will dadurch nur erreichen, dass Sie die Betriebskosten der leeren Wohnung gleich mitbezahlen.

Deshalb ist es wichtig und vorgeschrieben, dass der Vermieter die nicht nur die umgelegten Einzelkosten für die jeweilige Wohnung angibt, sondern auch die Gesamtkosten vorher. Wenn Sie die Gesamtwohnfläche des Hauses kennen oder abschätzen, können Sie somit Ihren Kostenanteil gemäß Ihrer Wohnungsgröße überprüfen.

Kosten für den Hausmeister doppelt bezahlt?

In der Nebenkostenabrechnung kann es leicht passieren, dass angefallene Kosten, wie z. B. für den Hausmeister doppelt bezahlt werden. Nicht nur, dass durch den Hausmeister durchgeführte Reparaturen, Instandhaltungen, Wohnungsverwaltung aus den Betriebskosten herausgerechnet werden müssen, seine Tätigkeiten können schon als Hausreinigung, Winterdienst oder Gartenpflege in der Abrechnung aufgeführt sein.

Dann darf dieser Kostenanteil nicht noch unter dem Punkt “Hausmeister / Hauswart” noch mal aufgeführt und mit eingerechnet werden. Deshalb muss der Vermieter die Zusammensetzung von Betriebskosten, die als Hausmeister bezeichnet werden auch erläutern, damit erkennbar ist, ob das schon einmal bezahlte Wischen, Kehren und Schneeschippen doppelt bezahlt werden.

Versteckte Nebenkosten finden

Wie oben beschrieben, müssen Mieter mit den Nebenkosten nur die Wartungskosten und Betriebskosten, aber nicht Reparatur- und Instandhaltungskosten bezahlen. Wenn bei der Heizungswartung gleich ein neuer Brenner oder eine neue Umwälzpumpe eingebaut wird, dürfen diese Ersatzteilkosten und die Kosten für die Arbeitszeit für den Aus- und Einbau nicht umgelegt werden. Das wird aber häufig gemacht.

Folgende Kosten werden teilweise unrechtmäßig versteckt in den Nebenkosten mit umgelegt:

Die versteckt abgerechneten Nebenkosten sind als Mieter nur mit Problemen zu finden. Je nachdem wie das allgemeine Preisniveau der Mietwohnung und das Verhältnis zum Vermieter ist, kann man da auch das eine oder andere durchrutschen lassen.

Überhöhte Kosten in der Nebenkostenabrechnung?

Gerade bei großen Wohnungsunternehmen, wie den amerikanischen Heuschrecken, sollte man meiner Meinung nach sehr aufpassen, dass nicht überzogen hohe Kosten in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Es gilt das Gebot der Wirtschaftlichkeit für Vermieter. Bloß weil die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden können, kann er nicht einfach prassen und nicht aufs Geld achten.

Wenn in der Nebenkostenabrechnung ungewöhnlich hohe Kosten z. B. für den Hausmeisterdienst, Gartenbaufirma, Winterräumung oder Putzfirma stehen, können Sie dem Vermieter Alternativangebote vorlegen, die belegen, dass die selbe Dienstleistung deutlich preiswerter angeboten wird.

Vor einem Gericht reichen dem Richter laut Stiftung Warentest eventuell schon Durchschnittswerte aus dem Betriebskostenspiegel, also reine Vergleichswerte, ohne konkrete Alternativangebote. Der Vermieter muss belegen, dass er wirtschaftlich gehandelt hat, sonst muss er die Abrechnung korrigieren und das zu viel bezahlte Geld zurück erstatten.

So sind laut Deutscher Mieterbund e. V. mit Stand 2012 folgende Betriebskosten in Euro pro Quadratmeter Wohnfläche pro Monat üblich:

Vermieter müssen nicht das billigste Angebot annehmen

Der Vermieter muss trotz dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit nicht das billigste Angebot annehmen, also nicht das billigste Heizöl kaufen, einen Vertrag mit dem billigsten Gasanbieter oder Stromlieferanten abschließen. Er muss auch nicht den Auftrag an den billigsten Hausmeisterdienst und die günstigste Reinigungsfirma geben.

Ist die Heizungsanlage veraltet können die Mieter auch nicht die Modernisierung für weniger Heizkosten und billigeres warmes Wasser verlangen. Ebenfalls können die Mieter den Vermieter nicht vom Wechsel von einer Ölheizung auf eine Gasheizung oder umgekehrt zwingen. Den Einbau einer kostengünstigeren Holzheizung oder das Verfeuern von Holzpellets muss der Vermieter auch nicht durchführen.

Er hat auch die Wahl ob er kostengünstig eine Privatperson, einen fest angestellten Hausmeister, oder einen teureren gewerblichen Putzdienst, Hausmeisterservice, Räumdienst oder einen Gartenbaufachbetrieb beauftragt. Wobei beim Winterräumdienst die Mieter der Beauftragung einer Firma zustimmen müssen, wenn zuvor im Mietvertrag die Schnee- und Eisbeseitigung auf sie abgewälzt wurde.

Laut einem Urteil des Bundesgerichtshofs BGH Az. VII ZR 41/12 darf der Vermieter für Haus- und Gartenarbeiten die von einem seiner Angestellten erledigt werden die gleichen Kosten auf die Mieter umlegen, die eine externe Hausmeisterfirma oder Gartenbaufirma berechnet hätte. Dann erzielt der Vermieter einen zusätzlichen Unternehmergewinn ähnlich einem Anbieter von Hausmeisterdienstleitungen oder dem Inhaber eines Gärtnerreibetriebs.

Nebenkostenabrechnung anfechten, Zahlung unter Vorbehalt

Enthält die Nebenkostenabrechnung eine Nachforderung, wird diese innerhalb von 30 Tagen fällig. Wenn Sie in dieser kurzen Zeit konkrete, leicht zu entdeckende Fehler darin finden, können Sie vom Vermieter eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung verlangen und erst danach die Nachforderung überweisen.

Wollen Sie die Abrechnung genauer prüfen und die Rechnungen und Verträge beim Vermieter einsehen, benötigen Sie wahrscheinlich länger als 30 Tage Zeit. Sie müssen die Nachforderung trotzdem in dieser Zahlungsfrist bezahlen, wenn Sie keine Mahnungen oder weiterführende gerichtliche Schritte Ihres Vermieters gegen Sie riskieren wollen.

Falsche Nebenkostenabrechnung nur unter Vorbehalt bezahlen

Sie haben aber 12 Monate Zeit, Fehler in der Nebenkostenabrechnung zu beanstanden und korrigieren zu lassen. Damit Sie innerhalb dieser 12-Monatsfrist Ihre zu viel bezahlten Nebenkosten erstattet bekommen, müssen Sie als Mieter gegenüber dem Vermieter schriftlich erklären, dass Sie die Nachforderung der Nebenkosten nur unter Vorbehalt bezahlen.

Bezahlen Mieter die Nebenkosten ohne Vorbehalt, erkennen sie damit die Nachforderung des Vermieters an und haben später keinen Anspruch mehr auf Rückzahlung überhöhter Betriebskosten.

Die Frist von 12 Monaten beginnt erst ab Zugang der Abrechnung bei Ihnen, heben Sie den Briefumschlag mit dem Poststempel auf, und vermerken Sie das Datum an dem Sie die Nebenkostenabrechnung erhalten haben auf dem Briefkopf. Häufig ist im Briefkopf vom Absender ein wesentlich früheres Datum angegeben, der Brief lag noch intern eine Zeit lang herum oder wurde mit Absicht zurückdatiert. Ihre Zahlungsfrist von 30 Tagen und die Prüffrist kann aber erst beginnen, wenn Sie sie wirklich vor sich liegen haben.

Prüfen Sie die Nebenkostenabrechnung auch wenn Sie keine hohe Nachzahlung haben

Viele Mieter machen den Fehler und prüfen die Nebenkostenabrechnung nur, wenn sie eine hohe Nachzahlung erhalten. Die Höhe dieser Nachforderung hängt aber mit der Höhe der Vorauszahlung direkt zusammen. Vielleicht bekommen Sie jedes Jahr Geld vom Vermieter zurück, weil Sie einfach zu viele Nebenkosten monatlich mit der Miete bezahlen.

Dieses jährliche Guthaben ist leicht nachvollziehbar kein besonderer Grund zur Freude, weil Sie es ja vorher zu viel bezahlt haben. Und es sagt logischerweise nichts darüber aus, ob der Vermieter richtig gerechnet hat, oder ob er Betriebskosten abrechnet, die er gar nicht abrechnen darf. Oder er nutzt einen milden Winter mit geringen Heizkosten, um heimlich bei anderen Nebenkosten kräftig zu erhöhen?

Deshalb schauen Sie nicht nur, ob Sie was zurückbekommen, oder nachzahlen müssen, sondern prüfen und vergleichen Sie alle einzelnen Posten der Nebenkostenabrechnung. Schauen Sie, welche Werte gegenüber den vorherigen Jahren gestiegen sind und nutzen Sie die beispielhaft erwähnten Werte aus dem Betriebskostenspiegel, den Sie komplett unter www.mieterbund.de einsehen können, um überhöhte Nebenkosten zu finden.

Und überprüfen Sie, wie in diesem Artikel gezeigt, ob die Gesamtkosten ordentlich und richtig auf die einzelnen Mieter umgelegt worden sind, und ob aus diesen Gesamtkosten vorher nichtumlagefähige Kosten für Reparaturen und Instandhaltungen etc. herausgerechnet worden sind.

Liste erlaubter Nebenkosten

In einem weiteren Artikel auf Finanso.de sind die erlaubten Nebenkosten laut Betriebskostenverordnung aufgeführt, anhand derer Sie Hinweise auf Fehler in der Nebenkostenabrechnung finden können: Erlaubte Nebenkosten laut Betriebskostenverordnung.

Literatur:

(Weitere Artikel aus der Rubrik: „Mietrecht“ finden Sie im Inhaltsverzeichnis.)